Utiliser le Time Blocking au quotidien : 3 étapes simples

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Crédit photo : Jaelynn Castillo

Comment se simplifier la vie en utilisant la méthode du Time Blocking ?

65 % des français estiment manquer de temps et 61 % cherchent à l’optimiser. Et vous ? Combien de journées terminez-vous avec l’impression de « ne pas avoir arrêté » ? Vous est-il déjà arrivé de démarrer le matin avec un programme chargé et d’éprouver le soir le sentiment d’avoir tout commencé, mais rien fini ? Que vous soyez freelance, parent au foyer, entrepreneur·se ou encore en études, le rythme est intense pour tout le monde. Découvrez ici comment utiliser le Time Blocking au quotidien et vous consacrer à vos tâches sans vous déconcentrer. Attention ! Cette méthode simple de gestion du temps risque de vous faire gagner en efficacité et en sérénité. Ne lisez pas la suite si vous préférez continuer à vous sentir débordé·e.

1- Se familiariser avec la méthode pour bien utiliser le Time Blocking au quotidien

Définition et principe du Time Blocking

Le Time Blocking est une méthode d’organisation utilisée pour gagner en efficacité et améliorer sa productivité. L’objectif consiste à diviser la journée en blocs de temps consacrés à des tâches précises afin d’y travailler activement sans interruption. Cette méthode n’est pas récente, des archives montrent que Benjamin Franklin l’employait déjà à son époque. Elle a fait ses preuves en développant le rendement d’entrepreneurs de renom. Souvent mise en place dans le monde du travail, elle s’adapte très bien à un emploi du temps familial.

Et si vous commenciez à gérer votre temps au quotidien avec la même efficacité qu’un chef d’entreprise ?

En effet, le principe du Time Blocking se transfère très bien de l’univers professionnel à la vie quotidienne, car il est aussi simple qu’un calendrier. De la même manière qu’une année est divisée en mois et en jours faciles à visualiser, vous découpez votre journée en blocs de temps. Chaque plage horaire est déterminée par une heure de début et de fin. Vous attribuez à chaque bloc une tâche à effectuer afin de vous y consacrer complètement pendant un temps limité. Lorsque chaque jour de la semaine est ainsi divisé, votre organisation personnelle hebdomadaire est simple à appréhender, car elle est visuelle. Apprendre à gérer son temps avec le Time Blocking vous simplifie la vie et vous aide à être mieux organisé·e.

Exemple d’une journée bien remplie

Prenons un exemple. Voici ce qui se trouve sur la to-do list de Louise le mardi :

  • déposer les enfants au lycée ;
  • faire les courses ;
  • promener le chien ;
  • travailler ;
  • s’entraîner à vélo.

Cet emploi du temps est loin d’être surchargé, non ? Pourtant, très souvent l’entraînement à vélo passait à la trappe. Non pour météo défavorable ou manque de motivation, mais pour un simple « je n’ai pas le temps ». Au retour des courses, Louise se plongeait rapidement dans un projet, puis s’interrompait pour répondre à un courriel urgent. Elle essayait de se concentrer à nouveau jusqu’à ce qu’un client important l’appelle. La pause déjeuner arrivait. Elle reprenait le travail et l’après-midi se déroulait à l’identique : moments de concentration entrecoupés de notifications et de sollicitations. Difficile d’être efficace sans se laisser distraire ! Évidemment, elle n’était jamais prête pour le sport. Considérant que son travail n’était pas suffisamment abouti, elle annulait. Ses pensées de la soirée occupées par ses dossiers inachevés, elle était un peu distante de la vie familiale et s’endormait parfois difficilement, car la dépense physique lui manquait. Elle n’est certainement pas la seule à avoir vécu ce genre d’expérience, mais elle a trouvé une solution.

Les avantages d’une bonne gestion du temps

Grâce au Time Blocking, ce genre de journée appartient au passé et, à moins que la pluie ne l’en empêche, Louise pédale au moins 45 minutes le mardi !

Accorder à chaque tâche une plage horaire précise permet de dégager son esprit de toutes les autres à ce moment-là. Cela diminue la charge mentale, car en démarrant la journée vous savez que vos objectifs seront atteints. Une activité succède à la précédente dans un ordre de priorité déterminé. Rester concentré·e aide à être plus productif·ve et participe à la mise en place d’une routine confortable. Souvent considérées comme ennuyeuses, les habitudes permettent au contraire de gérer le temps sans se laisser déborder. Les moments de loisir trouvent une place dans l’emploi du temps, tout comme les obligations professionnelles et l’organisation familiale.

Se consacrer pleinement à chaque occupation sans s’éparpiller améliore significativement le sentiment de bien-être quotidien. Les blocs de temps ne sont pas figés : libre à vous de programmer chaque semaine en variant le nombre de blocs et leur position dans la journée. Chaque famille, chaque individu a ses contraintes régulières, mais certaines apparaissent ou disparaissent selon les périodes de l’année. Peut-être serez-vous forcé·e de réduire les créneaux de « Netflix and chill » et d’augmenter ceux de révisions quand arrivera l’époque des examens ? Mais visualiser le volume horaire que vous consacrez à vos études vous rassurera sûrement au moment du partiel ou du concours.

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Crédits photos : Axel Brunst, Georgia de Lotz

2- Organiser efficacement son emploi du temps

Déterminer ses besoins

Qui ne souhaite pas se défaire de l’impression de “manquer de temps”, de n’être « pas assez efficace » ou de devoir “gagner du temps” ? Améliorer son bien-être et gagner en temps de qualité sont des objectifs à la portée de tous. Ils exigent une courte préparation, indispensable pour bien utiliser le Time Blocking au quotidien. Avant de se lancer dans la méthode, il est nécessaire d’identifier ses besoins. Prendre quelques semaines d’observation de votre fonctionnement vous aidera à déterminer les moments d’efficacité et de concentration et ceux où la productivité baisse. Si vous avez un sentiment diffus de frustration et de désorganisation en fin de journée, notez ce qui cristallise ces impressions :

  • Comparez les prévisions du jour avec les projets aboutis réellement.
  • Mesurez le temps consacré à ce qui a été effectué efficacement et celui dédié aux activités envahissantes.
  • Utilisez la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser le degré d’importance et d’urgence des tâches.
  • Classez vos activités prioritaires et secondaires.
  • Inscrivez vos obligations familiales et celles qui peuvent être partagées ou déléguées.

Ces exercices préalables sont un bon moyen de prendre conscience du temps que l’on emploie à chaque occupation. Ils aident à comprendre comment on passe d’une activité à l’autre et comment nos journées s’articulent. Votre nouvelle organisation prendra appui sur ces observations.

Tester le Time Blocking avant de l’adopter

Comme beaucoup de méthodes, le Time Blocking nécessite un peu d’entraînement avant d’être bien maîtrisé. Trouver l’organisation personnelle qui vous correspond demande un temps d’adaptation. Pas la peine de prévoir un planning surchargé au départ, au risque de courir à l’échec. Commencez à utiliser la méthode sur une période donnée. Par exemple, choisissez de bloquer seulement vos matinées dans le cadre d’une gestion de projet déterminée. Identifiez les différentes tâches exigées par le projet, puis accordez un laps de temps à chacune. 30 minutes quotidiennes de traitement de courriels permettent de vous dégager de cette tâche. Plus facile ensuite de ne pas se laisser distraire et de maintenir votre concentration pendant 1 heure sur la préparation d’une réunion.

Vous pouvez aussi choisir de limiter l’utilisation des blocs de temps aux tâches familiales quotidiennes. Un créneau « ménage » de 3 heures se transforme facilement en passage d’aspirateur inachevé pour cause de rangement de chambre imprévu et de nettoyage de paroi de douche indispensable. Non ? Alors qu’un bloc de 20 minutes quotidien et collectif de « ramassage d’objets qui traînent » permet ensuite d’atteindre l’objectif fixé de 1 heure de « nettoyage de sols ».

Avancer par paliers pour apprendre à gérer son temps en ménageant des plages horaires libres est une garantie de réussite. Vous vous familiarisez au fur et à mesure avec la méthode sans vous laisser déborder.

Planifier des « zones tampons »

Une « zone tampon » est un temps calé entre les blocs pour assurer les liaisons. C’est le moment de faire une pause, de passer d’une activité à une autre ou de faire face à un imprévu, par exemple. Elles sont indispensables au bon fonctionnement de votre planification. Il n’est pas réaliste d’enchaîner des tâches très différentes sans interruption. Vous aurez peut-être du matériel à ranger ou à préparer, un dossier à vous remémorer ou un trajet pour vous déplacer. Ces temps articulent vos activités entre elles. Pour vous, c’est un moment de déconnexion ou au contraire l’occasion de vous reconnecter au présent. Portez attention à vos zones tampons en veillant à les harmoniser à votre rythme. Le temps de pause nécessaire sera peut-être moins important entre une séance de méditation et un bloc de traitement de courriels qu’entre 2 heures de visioconférence et la rédaction du script de votre prochain podcast. Garder de grandes zones tampons ou placer peu de blocs le week-end ou les jours « avec enfants » est également une possibilité à étudier.

C’est à vous qu’il revient de trouver le juste dosage pour une efficacité optimale. Vouloir caler trop de blocs de temps dans une journée risque de vous décourager car vous ne pourrez pas atteindre vos objectifs. Dans le cas contraire, des blocs trop longs ou trop espacés vous conduiront vers la procrastination.

3- Choisir ses outils et mesurer l’efficacité de la méthode

Sélectionner un agenda pour bien gérer son temps

Là encore, le choix des outils est individuel et doit vous correspondre. Certains préfèrent les dispositifs numériques et d’autres les supports papier. Adoptez une méthode simple et qualitative qui vous aidera à passer à l’action le plus efficacement possible. L’agenda Simple rendez-vous présente chaque journée en colonne sur une double page hebdomadaire. C’est idéal pour organiser votre semaine par blocs, prioriser et hiérarchiser vos tâches puis visualiser l’ensemble d’un seul coup d’œil. Attribuez à chaque thème une couleur différente, ainsi vous constaterez la répartition de vos activités dans la semaine et si elles respectent les besoins identifiés précédemment.

L’agenda My 2023 présente également la semaine sur une double page et les jours en colonne, mais si une organisation horizontale vous convient mieux tournez-vous vers le Simple bullet. La double page hebdomadaire offre une vue globale de la semaine et le format « to-do list » permet de valider les tâches effectuées. Ainsi, vous constatez au fur et à mesure de l’avancement de la journée que vous accomplissez vos objectifs. Dans chacun de nos agendas (sauf le 365 Jours), la double page de préparation du mois permet d’anticiper les tâches exceptionnelles ou ponctuelles et de s’organiser sur le long terme. Les planifier évite d’avoir à les classer comme tâche « urgente et importante » au dernier moment.

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Évaluer le bénéfice de la méthode

Au début de l’utilisation du Time blocking, s’obliger à un bilan quotidien permet des réajustements. Grâce au tracker, chaque jour est l’occasion de pointer ce qui a fonctionné ou pas. Avec ce petit outil simple, vous ne perdez pas de vue vos objectifs. Cela peut même vous aider à les tenir sur la durée. Il n’est pas question de se mettre la pression, mais simplement d’observer le déroulement de la journée et la gestion des priorités. Votre bilan mensuel sera facilité par le caractère visuel du tracker, vous constaterez rapidement quelles tâches sont toujours effectuées ou délaissées. Ce constat appellera peut-être des modifications ou mettra en lumière des aspects de votre gestion du temps qui échappent à votre conscience.

Faites figurer dans votre tracker tout ce qui vous semble pertinent, quel que soit le domaine et attribuez à chacun une couleur différente pour vous y retrouver. Travail, famille, loisirs, tâches ménagères, humeur ou alimentation : chaque objectif mérite de s’y trouver, mais n’oubliez pas de garder une ligne pour évaluer votre utilisation du Time Blocking.

Retrouver du temps libre et savourer son bien-être

Lorsque vous vous serez approprié la méthode du Time Blocking, vous pourrez mesurer tous les bienfaits sur votre organisation quotidienne et votre bien-être au travail comme à la maison. Savoir mieux gérer son temps permet de gagner en sérénité et de trouver de l’épanouissement dans des activités insoupçonnées. Nous avons tous des obligations professionnelles, administratives ou domestiques que nous reportons sans cesse ou que nous avons du mal à mener à terme. Par exemple, depuis que Clément bloque 30 minutes chaque mercredi en début d’après-midi pour se pencher sur ses recettes et dépenses pendant que ses enfants profitent de leur bloc de temps « écran », toute la famille est gagnante. Clément ne repousse plus cette tâche, car il peut s’y consacrer sans interruption. Le temps d’écran des enfants est maîtrisé sans conflit et ils disposent ensemble d’un moment partagé ensuite. Finalement, à la fin de l’après-midi, le budget est bouclé, Clément se sent plus performant et il a passé du temps de qualité en famille. Planifier peut même vous aider à dire non à certaines propositions avec le motif légitime d’une journée déjà bien remplie. Reporter à un laps de temps encore vide s’en trouve simplifié. Vous verrez aussi revenir avec satisfaction le temps libre et les loisirs dans votre agenda, car chaque moment prend sa place dans un emploi du temps bien organisé.

BONUS : À retenir pour bien utiliser le Time Blocking au quotidien et se simplifier la vie

  • Prendre le temps d’estimer ses besoins.
  • Hiérarchiser les tâches prioritaires et secondaires.
  • Démarrer doucement sur une période ou un domaine déterminé.
  • Placer des « zones tampons » entre les blocs de temps.
  • Choisir un outil de planification efficace comme un agenda.
  • Évaluer votre usage de la méthode grâce au tracker pour réajuster.
  • Profiter d’un sentiment de sérénité et d’accomplissement !

Pour partager votre expérience du Time blocking ou découvrir comment d’autres l’utilisent, consultez nos réseaux sociaux ou laissez-nous un commentaire !

Sources :

The Atlantic
Étude Harris Interactive
La méthode SIMPLE

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